关于做好2018年档案归档工作的通知
发布日期:2018年03月15日  发布部门:档案馆  点击数:

 

各处级单位:
按照《高等学校档案管理办法》的规定要求,请将本单位2017年产生的属归档范围的各类文件资料按归档要求整理好移交档案馆。若有2017年度以前未归档的档案,按要求分年度整理好一并归档。现就有关事项通知如下:
一、归档范围
详见 附件
二、归档要求
1、各单位分管档案工作领导要切实加强对本单位归档工作的领导,兼职档案员要切实履行职责,做好本单位归档材料的收集、整理与移交工作,保证归档文件材料完整、齐全,并按时移交,任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。
2、凡产生的文件材料涉及多个部门的,由主办部门负责归档,相关部门协助提供材料。
3、重要请示类文件材料如已答复,须附上相关批复材料。各部门有关报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的,以册(本)为单位移交。
4、归档的文件材料应是原件,复印件原则上不归档。凡不符合档案归档要求的文件材料,必须按要求整理后方可移交。
5、归档材料必须完整,兼职档案员在整理过程中要逐卷(件)检查,不缺页、漏项。
6、归档的声像、实物档案须标明事由(事件)及时间、地点、人物;归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间,并刻录光盘(一式3份)。
7.涉密与非密文件的移交目录应分开填写,其中涉密归档材料的移交目录请用涉密计算机打印或手填送交档案馆。
8.由各职能部门向上级主管部门报批的个人奖励、优秀等审批表由相关职能部门及时移交,填写《干部人事档案移交目录》,归入个人人事档案。
三、归档程序
1、归档验收:
档案移交时,交接双方当面检查,档案馆工作人员按有归档材料要求进行验收,不符合的请归档部门按要求整理合格后,办理移交手续。
2、移交手续:
归档单位移交档案材料时必须根据移交类型填写相应的“档案移交目录表”,(详见档案馆网站http://www.dmsa-online.com/danganguan/biaoge.html),目录表一式3份,移交单位分管档案负责人签字、交接双方签字并加盖所在单位印章,归档单位留存1份,档案馆留存2份备查。
3、归档时间:
(1)学校各有关职能部门、各学院在6月底以前归档。
(2)教学档案按学年度在每学年结束,即11月底以前归档。
(3)纵向科研(课题)类项目档案,在项目完成,通过鉴定验收后2个月内归档。
(4)设备档案在设备验收完毕正常投入使用后归档。
(5)财物档案在会计年度终了后,可暂由财会部门保管一年,期满之后,在第二个会计年度移交。
(6)声像载体材料在完成制作后3个月内归档,照片档案在次年6月底以前归档。
(7)实物档案在6月底以前归档。获得市级以上表彰的奖状、奖旗、奖杯、证书和具有特殊意义的实物,若本单位利用率高,可在原单位暂存或随时移交档案馆,但应完成实物档案目录的移交,具体事宜请联系档案馆于鲁霞老师(电话:24686032)。
(8)干部人事档案类材料在办理完毕1个月内归档。
4、移交地点:
档案馆(图书馆一楼)
联系电话及联系人: (详见附件)
附件:万博体育登录官网各部门档案归档范围
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