关于做好万博体育登录官网2018届毕业研究生档案整理转递工作的通知
发布日期:2018年03月28日  发布部门:档案馆  点击数:
 
各学院及相关单位:
根据学校2018届毕业研究生派遣离校工作意见的部署,以及《万博体育登录官网学生档案管理办法(修订)》(沈理工校〔2016〕24号)的规定,为确保2018届毕业研究生档案转递的完整、安全与快速,更好地为学生服务,现将2018届毕业研究生档案整理工作安排如下:
一、2018届毕业研究生档案装档材料
研究生在校学习期间应该归档的材料包括以下内容:
1、研究生入学材料(来馆装档时核对):考取研究生前个人档案材料(包括高中阶段档案、高考档案、本专科档案、党(非研究生学习期间入党)团组织材料、有就业经历的要有工作期间的相关档案材料);研究生录取登记表、研究生入学体检表、研究生入学通知书。
2、毕业材料(来馆装档前整理):毕业研究生登记表、硕士学位审批材料、研究生就业报到证“副联”(白联)等。
3、奖励材料(来馆装档前整理):研究生在校期间因表现突出获得的学院、校级及校级以上等相关奖励材料。
4、处分材料:研究生在校期间违反校规、校纪,触犯国家法律等各类处分材料。
5、组织材料(来馆内装入):研究生在校期间参加中国共产党、共青团的材料等。
6、日常行为表现材料:学生在校期间日常行为表现的学年鉴定材料等。
7、其他材料:可供组织、人事部门参考的其他材料(学籍异动材料如休学、复学、退学、转学、出国等;参军材料包括服兵役期间形成的档案材料;选调生材料包括选调生登记表和审批材料)。
二、归档材料要求
1、各学院需根据硕士毕业生档案装档材料明细表要求,将毕业研究生在研究生阶段装档材料按专业、班级及学号顺序进行整理、分检和组档,除硕士期间入党材料一项来馆填写,其他各项均填写完整,并移交填写完整的硕士毕业生装档材料明细表(电子版1份、纸质3份)(见附件1)和遗留硕士毕业生档案登记表(电子版1份、纸质4份)(见附件2)。
2、归档的材料必须是办理完毕的正确材料。材料应完整、真实、文字清楚、手续齐备、对象明确,应有承办单位盖章和个人署名,并有形成材料的日期。
3、归档的材料,凡规定由组织审查盖章的,须盖印章;要同本人见面的材料,一般应有本人的签字。
4、档案材料一般应使用16开办公用纸,材料左边留出2—2.5厘米装订边。文字须是正式打印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。一般不得用复印件代替原件存档。
三、关于沈阳市人力资源和社会保障局、大连市人力资源和社会保障局对应届毕业生信息采集的要求
1、由于沈阳市就业和人才服务局档案处的特殊要求,凡报到证上档案去向为沈阳市人力资源和社会保障局的应届毕业生,请研究生学院认真填写《沈阳市就业和人才服务局档案处所需学生信息采集表》。所有派遣到沈阳市人力资源和社会保障局的毕业生档案排列顺序应与沈阳市人力资源和社会保障局毕业生信息登记表(EXCEL格式)排列顺序一致,以便于交接、查收和转入档案管理库。
因沈阳市就业和人才服务局档案处每年接收档案时间集中且数量巨大,没有电子文档采集表的档案送达至少两个月内将不能提供相关服务。所以,请研究生院管理就业的老师按照班级学号的顺序逐项填写此表,严格按照表格的名单顺序装档,同时请研究生院老师在整理毕业生档案期间移交此表(电子版一份)。
2、由于大连人力资源和社会保障局的特殊要求,凡档案去向为大连市人力资源和社会保障局的学生,研究生院管理就业的老师应登陆http://www.dlgxbys.com进行注册,按照转入大连市人才的要求进行信息录入。
四、装档时间安排
2018年4月8日起各学院研究生毕业班辅导员及工作人员(按学院毕业研究生人数自定装档人数)按日程安排到档案馆108室分装毕业研究生档案,4月8日至10日档案馆整理和邮寄档案(具体安排详见附件3)。
五、毕业生档案的转递
今年我校档案转递的方式为中国邮政EMS方式邮寄。另外,毕业研究生出国留学,其档案可转至教育部留学服务中心留学人员档案室或派遣至生源地人社局,转出时应出具上述单位开具的接收档案的信函。
对于部分特殊情况,也可由接收单位派专人领取。毕业研究生档案一般不允许由本人自带。因特殊情况需要自带的,应凭用人单位人事部门开具的调档函或报到证、毕业证、学位证、研究生学院开具的就业去向调整申请表,由学生本人到档案馆办理自带手续。
在自带档案的过程中发生档案袋开封、档案材料遗失等问题,由毕业研究生本人承担责任,学校不负任何责任。
六、毕业生档案的查询
档案寄出后,档案馆老师将邮件号及接收部门信息发给研究生学院,二周后毕业生可以登录研究生学院网站查找本人的邮件号及接收部门、也可在班级群里查询档案邮寄号,并将邮件号拍照留存便于随时网上跟踪档案邮寄信息。
档案寄出一个月后,同学们可向就业协议书上档案接收单位(部门)询问档案是否收到。
如发现档案未收到,中国邮政EMS特快专递一定要在一年内查询。
七、已毕业研究生档案在校保管的问题  
 对于应届已经毕业的研究生,与学校已无隶属关系,且考虑到在校托管,影响毕业生工龄、职称晋级等因素,档案馆原则上不予托管。由于特殊原因,为继续择业(或改派)需要学校保留档案的,档案馆对未就业毕业研究生档案暂为保管。  
联系电话:024-24682889
联系人: 董老师
附件1:硕士毕业生装档材料明细表.doc(装档时移交电子版一份、纸质版各三份)      
附件2:硕士毕业生遗留档案名单.doc(装档时移交电子版一份、 纸质版各四份)       
附件3:各学院装档具体时间安排.doc
附件4:硕士毕业生档案装档说明. doc
附件5:哈尔滨市就业管理局档案材料清单. Doc(报到证名头为该单位的学生装档时将此单填写完整装入档案袋中)

 

附件6:学院邮寄信息统计表. doc(装档时移交电子版及二份纸质版)
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